Los mejores trucos de Word: cómo dictar un texto o dominar los atajos

Un editor de texto puede parecer el programa más sencillo de utilizar, pero hasta el botijo tiene trucos y el barro esconde sinergias. Así, Microsoft Word esconde funciones, atajos y herramientas que no todos conocen y hacen que el trabajo salga con tanta fluidez como el agua que sale de estas vasijas. Dominar estos trucos hará que cualquiera pueda presumir de lo que ya pone en su currículum: Word nivel experto.

Posiblemente el mejor truco, no siempre conocido, es la existencia de una versión en línea y gratuita de Word en Office para web, que únicamente requiere una cuenta de Microsoft. Esto, por supuesto, sin contar con otras alternativas como Libre Office, Open Office o incluso los documentos de G Suite.

DICTAR LOS TEXTOS

Mecanografiar está bien, pero siemmpre nos podemos poner exquisitos: ¿por qué no dictar? . Word es capaz de reconocer el discurso y transcribirlo de forma bastante competente, si bien es recomendable revisar el texto en busca de erratas y fallos.

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La herramienta se encuentra en las últimas versiones del programa, en el menú de inicio, junto a la opción de buscar y reemplazar texto. Al pulsar su icono se activará el micrófono del ordenador (la primera vez aparecerá un mensaje de aviso) y el texto aparecerá en el documento a medida que se dicta.

TRANSCRIBIR AUDIO

Es posiblemente una de las funciones más útiles y desconocidas y, por desgracia, incompletas (de momento). Actualmente sólo está disponible desde el navegador Edge y en la versión en línea de Office. Además, únicamente es capaz de transcribir en inglés, pero Microsoft asegura que está trabajando “para que transcribir esté disponible en más idiomas y configuraciones regionales”.

En cualquier caso, si se cumplen los requisitos para transcribir en Word tan solo hay que abrir el menú desplegable que aparece al pulsar la flecha de la herramienta Dictar y seleccionar esta opción.

Puede aparecer un mensaje avisando de que la aplicación quiere acceder a los archivos de nuestro ordenador, pero no hay que preocuparse, que lo único que quiere es llegar al audio que tiene que pasar a texto. Por el momento, por cierto, admite wav,. MP4,. M4A y. mp3.

El proceso depende de la velocidad de la conexión a internet y de momento está limitado a cinco horas de transcripción por cuenta y mes. El documento de audio se guardará en la carpeta correspondiente en OneDrive y se enviará a Microsoft, si bien la empresa asegura que sólo se usarán para proporcionar este servicio y que “no almacena los resultados de la transcripción y el audio”.

HAY VIDA MÁS ALLÁ DEL A4

Aunque el formato por defecto en Word es el de folio A4 y para muchos será más que suficiente, hay que recordar que esta opción, como tantas otras, es personalizable. En concreto, en el submenú Presentación.

Desde aquí se pueden cambiar, por ejemplo, los márgenes para hacer que haya más o menos folio ocupado por texto… y, por lo tanto, arañarle unas palabras o caracteres -de más o de menos, no juzgamos- a un trabajo. La sangría también se encuentra aquí y puede cumplir ese cometido.

Asimismo, si se va a trabajar con un documento destinado a un A5 o en orientación horizontal, cambiarlo para que se ajuste a sus nuevas dimensiones es tan sencillo como seleccionar la opción correspondiente.

ATAJOS Y ATAJOS

Acostumbrarse a utilizar los atajos de teclado es la forma más sencilla de recortarle minutos a cada sesión de Word. De cursiva a cursiva y tiro porque me toca, llegará un momento en el que el ratón será un vestigio de un tiempo pasado.

La principal dificultad que presenta el editor de Microsoft es que se rige por unos controles distintos a los que usan gran parte de los programas de otros fabricantes… Pero la ventaja es que lo hace para usar, en la medida de lo posible, la letra inicial de la función a realizar.

Así, la negrita aparecerá -sobre el texto resaltado o a continuación si no hay nada seleccionado- a pulsar Ctrol + N, mientras que el subrayado responde a Ctrl + S. La cursiva va por libre y entra en juego con un anárquico Ctrl + K.

El motivo del cambio -o kambio, en este caso- es que la ce de cursiva y la i de itálica ya están cogidas: la primera, por copiar (siempre acompañada de Ctrl+V para pegar y Ctrl + X para cortar) y la segunda, por la alineación del texto a la izquierda (Ctrl + D alinea a la derecha).

A la hora de navegar por el texto también ayudan el botón de mayúscula, pues mantenerlo apretado selecciona, con ayuda de las flechas de dirección, letra a letra y, junto a Ctrl, palabra a palabra. Ctrl + Shift + Flecha de dirección arriba selecciona el resto de la línea hacia la izquierda, mientras que hacia abajo lo hace hacia la derecha.

Para borrar una palabra de un teclazo solo hay que pulsar Ctrl + Del si se encuentra inmediatamente a la izquierda del cursor y Ctrl + Supr si está a la derecha del mismo. Al principio es posible cometer errores y eliminar texto sin querer, pero no hay que preocuparse: para eso está la opción de deshacer (Ctrl + Z).

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